Miért veszélyes csak papíron létező székhellyel működni?
A cég székhelye sok vállalkozás számára pusztán adminisztratív adatnak tűnik, ahol érdemi ügyintézés nem folyik. A megfelelő székhely megválasztása, a központi ügyintézés és a cég fizikai elérhetőségének biztosítása ugyanakkor kulcsfontosságú; amennyiben ugyanis a NAV megállapítja, hogy a cég a bejegyzett székhelyén nem található, akár az adószám törlésére is sor kerülhet.
Mit jelent jogilag a cég székhelye?
A Polgári Törvénykönyv 5:7. §-a szerint a jogi személy székhelye a jogi személy bejegyzett irodája, ahol a jogi személynek biztosítania kell a részére címzett jognyilatkozatok fogadását és a jogi személy jogszabályban meghatározott iratainak elérhetőségét. A cégnek a székhelyét cégtáblával kell megjelölnie.
A központi ügyintézés helye és annak jelentősége
A cég székhelyétől a központi ügyintézés helye eltérhet. Amennyiben a székhely egyben a központi ügyintézés helye is, az azt jelenti, hogy a döntéshozatalra is itt kerül sor, itt található a cég menedzsmentje, főszabályként itt ülésezik a legfőbb szerv. Ha a cég létesítő okirata nem jelöl meg külön központi ügyintézési helyet, akkor a székhely minősül annak. Ez azt jelenti, hogy a döntéshozatalnak, irányításnak és ügyintézésnek is ezen a címen kell történnie. Ilyen esetben ugyanakkor a székhelynek meg kell felelnie mind a székhellyel, mind a központi ügyintézés helyével szemben támasztott törvényes követelményeknek.
Minek kell megfelelnie a központi ügyintézés helyének? Miért nem elég egy cégtábla?
Az adóhatóság gyakorlata szerint a jogszabályokkal összhangban a cégtábla nem csupán formai követelmény. Számtalan cég esetében láttunk már rá arra példát, hogy az adószám törlésére éppen a cégtábla hiánya miatt került sor. A cégnek a székhelyen – amennyiben az a központi ügyintézés helye is – tényleges jelenlétet, elérhetőséget és ügyintézési lehetőséget kell biztosítania. Az adóhatóság gyakorlata szerint a központi ügyintézés helyének csak az a hely felel meg, ahol kifejezetten a cég irányítása és működése érdekében fejtenek ki tevékenységet. Az irányítás és működtetés viszont azt is feltételezi, hogy olyan helyről van szó, ahol a cég, illetve annak képviselettel felruházott tagja vagy alkalmazottja a cég tevékenységére jellemző üzleti órákban az üzleti partnerek és a hatóságok rendelkezésére áll.
Kulcsfontosságú mindemellett, hogy a fenti követelményeknek szintén nem cask formálisan kell megfelelnie a központi ügyintézés helyének, hanem objektíve is alkalmasnak kell lennie ezen kötelezettségek teljesítésére. Így például központi ügyintézésre alkalmatlan az olyan ingatlan, amely
- lakatlan
- lakhatatlan álapotú, így befejezetlen vagy olyan hiányosságokkal rendelkezik, amely miatt huzamosabb idejű átmeneti tartózkodásra alkalmatlan (pl. nincs tető, fűtés, nyílászáró, stb.), romos, elhanyagolt állapotú
- amelyen nincsen épület (így beépítetlen ingatlan, termőföld, stb. nem felelhet meg a központi ügyintézés helyével szemben támasztott követelményeknek).
Fontos hangsúlyozni, hogy a cég székhelyen való elérhetőségét az adóhatóság tapasztalataink szerint fokozottan vizsgálja, így ezen minimumoknak mindenképpen javasolt megfelelni!
Adószám törlése, amennyiben a cég a székhelyén nem található
Az adószám törlése az egyik legsúlyosabb adóhatósági jogkövetkezmény. Adószám nélkül a cég nem számlázhat és nem folytathat jogszerűen gazdasági tevékenységet. Az adószám törlésével ráadásul a cégbíróság a céget megszűntnek nyilvánítja és kezdeményezi a cég felszámolását, vagy elrendeli a kényszertörlési eljárást.
Márpedig az Art. 246. § (1) bekezdés a) pontja alapján törli az adóhatóság az adószámot, ha az adózó székhelyén nem található. Ugyanezen okból kerül törlésre az adószám az adóhatóság gyakorlatában, ha a székhely (központi ügyintézés helye) nem felel meg a fenti követelményeknek.
Megoldás létezik természetesen adószám törlése esetén is, amely ugyanakkor függ az adószám törlésének pontos okától, illetve attól, hogy mikor kérünk segítséget. Így például egy cégtábla könnyen pótolható, az adószám visszaállítatható, a cégbírósági eljárás pedig megszüntethető még az eljárás korai szakaszában. A megoldás ugyanakkor összetettebb lehet olyan esetben, ha ugyan cégtábla kihelyezésre került, de a székhely szerinti ingatlan az adóhatóság álláspontja szerint székhelynek, illetve a központi ügyintézés helyének nem felel meg, vagy olyan esetben, amikor a megszűntnek nyilvánítást követően már a kényszertörlési eljárást is jogerősen elrendelték.
Összegzés
A székhely megválasztása messze nem pusztán adminisztratív kérdés, hanem a cég jogszerű, és ezért biztonságos működésének egyik alapfeltétele. A jogszabályok és az adóhatóság következetes gyakorlata szerint a cég székhelynek – különösen akkor, ha egyben a központi ügyintézés helye is – ténylegesen alkalmasnak kell lennie a cég irányítására, ügyintézésére, iratainak őrzésére és a hatóságokkal való kapcsolattartásra. Ennek nem csupán papíron, hanem a valóságban is meg kell felelni, ellenkező esetben az adóhatóság a cég adószámát törölheti. Ez azon túl, hogy azonnal ellehetetleníti a jogszerű működést, könnyen eredményezheti a cég megszűnését is.
A székhellyel, valamint a központi ügyintézés helyével szemben támasztott követelményeknek nem lehetetlen megfelelni, és a legkisebb vállalkozások számára sem jelent megoldhatatlan kihívást, csupán a székhely, illetve a központi ügyintézés helyének gondos megválasztását igényli.
Mindezekre tekintettel célszerű már a cégalapításkor, illetve a székhely megváltoztatásakor tudatosan, jogi szempontból is körültekintően eljárni. Egy megfelelően megválasztott és ténylegesen működő székhely nem jelent többletköltség, ugyanakkor az adójogi szankciók megelőzésének egyik fontos megelőzési eszköze, amely hosszú távon a vállalkozás stabilitását és működőképességét szolgálja.
